CIRCULAR DSR-RN-004

Para:
Coordinadores Generales Jefaturas de Departamento
Personal de Dirección
De:
MPA. Kattia Salazar Villalobos Directora de Servicios Regístrales
Fecha: Asuntos:
16 de mayo del 2007
Lineamientos para el préstamo de documentos y el procedimiento para su registro, resguardo y custodia.
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En cumplimiento con lo que dicta la Ley General de Control Interno, artículos 15 y 16, se les comunica que con el fin de brindar a terceros que lo soliciten, el acceso, consulta y préstamo de documentos relacionados con las actividades y proyectos de cada coordinación y departamento, el titular subordinado deberá establecer el uso obligatorio de un control manual y automatizado, es decir que conste en una base de datos en la computadora, para dicho fin.
Este registro deberá incluir elementos como el destinatario, qué documento se está prestando, fecha y hora del préstamo, fecha de devolución y firma de quién lo retira. Una vez que el documento se devuelva a la oficina que lo resguarda, deberá indicarse la fecha en que fue devuelto y deberá constar la firma de quién recibe el documento.
En cuanto a los procedimientos de resguardo y custodia de documentos relativos a la labor administrativa de cada departamento, deberán mantenerse archivados en concordancia con la Ley del Sistema Nacional de Archivos y los mismos deberán permanecer bajo llave en los archivadores. Es deber de cada titular subordinado establecer los sistemas manuales y computarizados que le permitan un control de los asuntos administrativos claves de su unidad.
Con respecto a los plazos en que deberán mantenerse los documentos resguardados y custodiados se está la espera de la conformación de la Comisión de Archivo Institucional, la cual será la encargada de establecer dichos plazos.
De igual manera, con el fin de mantener un respaldo de la información que conste en las computadoras deberá, al menos una vez al año, realizarse un respaldo en disco compacto u otro medio electrónico.
En los casos de los documentos que se presentan a Registro para su inscripción y los que respaldan la publicidad registral de los asientos que se encuentran en los diferentes Registros, el procedimiento para préstamo, registro, resguardo y custodia deberá ser normado por cada jefatura encargada del proceso.
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